为了更好地开发档案信息资源，拓展档案馆社会服务功能，建立科学、高效的档案检索体系，现将《天津开发区城建档案电子目录接收指南》归纳如下：

一、总体原则

1、建设单位在办理建设工程档案正式验收时，除向开发区档案馆移交纸质档案外，要求移交与纸质目录相同的城建档案电子目录。

2、移交城建档案电子目录所需表格样式，如“工程概况及档案整编说明”、“建设工程档案移交目录”、“卷内目录”等均采用开发区档案馆提供的“建设工程档案表格下载”标准化表格，可登录开发区档案馆网站进行下载，或到开发区档案馆拷贝。

网址为：www.tedala.teda.gov.cn

3、开发区档案馆所提供的“建设工程档案表格”既可用于城建档案电子目录的移交，同时又可以直接打印出纸质卷内目录，组到相应案卷中。

4、移交的城建档案电子目录可以通过软盘或U盘等载体向开发区档案馆拷贝。

5、电子目录移交前，应确保载体已经过病毒检测和杀毒处理。档案馆拒收含有病毒问题或其它隐患的数据文件。

二、具体要求

1、所下载或拷贝的EXCEL表格不能更改其格式，但“行高”和“列宽”可做适当调整。

2、如遇下载表格不能填写的情况，可采用“解除EXCEL表格保护”的方法。

3、所有表格填写内容，字体要求为“宋体”，字号为“12号”。

4、要求移交的电子目录包括以下三项内容：

（1）、《工程概况及档案整编说明》EXCEL文件

（2）、《建设工程档案移交目录》EXCEL文件

（3）、建设工程档案案卷《卷内目录》EXCEL文件

5、《工程概况及档案整编说明》EXCEL文件填写要求

（1）、《工程概况及档案整编说明》EXCEL文件包括三类：《工程概况及档案整编说明》（房屋建筑工程）、《工程概况及档案整编说明》（市政工程）、《工程概况及档案整编说明》（城市地下管线工程），对于房屋、市政、管线工程应分别使用相应的表单。

（2）、“文号项”，例如“建筑工程消防验收意见书”，如果过长,应采用“自动换行”,不使用“合并单元格”的方式。

（3）、“开工时间”和“竣工时间”应为年、月、日齐全的“日期型”数据。

6、《建设工程档案移交目录》EXCEL文件填写要求

（1）、表头“项目名称”如过长，采用“自动换行”，不使用“合并单元格”。

（2）、“单位工程名称”填写“项目名称”+“单位工程名称”。

（3）、“单位工程名称”、“案卷题名”、“编制单位”等字段过长，应采用单元格“自动换行”。

（4）、“编制日期”不能为空，应为年、月、日齐全的“日期型”数据。

（5）“卷内目录文件名”填写相应案卷的顺序号（阿拉伯数字）。

7、《卷内目录》EXCEL文件填写要求

（1）、第一行不要加解释性的标题。

错误示例：（注：椭圆形标注部分为解释性标题，应取消。）

（2）、“日期”列不能为空，填写为年、月、日齐全的“日期型”数据。

（3）、“责任者”、“文件题名”等字段如果过长，采用单元格“自动换行”。

（4）、每个案卷的卷内目录应为一个独立的EXCEL文件，且保存在“sheet1”页中。

（5）、卷内目录移交时，其电子文件名应为《建设工程档案移交目录》中相应的案卷顺序号。

（6）、卷内目录中的条目按顺序连续输入，不允许用表头进行分割。为保证打印时每页出现表头，应采用EXCEL软件中“页面设置”的“打印顶端标题行”实现。

具体操作，如图所示：

附：示例：

以某建筑工程为例。该项目共有五卷档案，如果报送的是软盘，则打开所报A盘后界面如下：