1 目的
1.1 为丰富馆藏,提高馆藏质量,更好地服务天津开发区社会和经济发展,结合本区实际,特制定本办法。
2 范围
2.1 本办法适用于我馆对开发区机关档案接收过程的管理。
3 职责与权限
3.1 综合档案接收工作由档案接收岗负责;
3.2 档案接收工作,要求案卷质量达标,数量准确,手续齐全;
3.3 对于不符合接收要求的档案,档案馆不予接收。
4 机关档案接收管理办法
4.1 档案接收指导方针
在维护党和国家历史真实面貌的前提下,根据档案分级管理的原则,将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、载体档案,完整齐全地收集进馆,建立起门类齐全,内容丰富,结构合理,具有地方特色的开发区档案馆馆藏体系。
4.2 档案接收范围
4.2.1 所接收的档案是指在机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案。具体接收范围按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等有关规定执行。
4.2.2 合并、撤销机关的全部档案。
4.3 档案接收要求
4.3.1 开发区机关及下属事业单位应将永久、长期(或30年)保管的档案在本单位保存5年,5年以后移交经开区档案馆。
4.3.2 填写档案交接文据,一式三份,双方签字盖章,两份留存档案馆。
4.3.3 接收档案目录一套。
4.3.4 接收全宗介绍、大事记、组织沿革各一套。
4.4 档案接收标准
档案接收要符合案卷质量的要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
4.4.1 文书档案应符合开发区管委会下发的《天津经济技术开发区归档文件整理操作细则》的有关要求。案卷质量应符合天津市地方标准DB12/T《归档文件整理规范》。
4.4.2 科技档案应符合国家质量技术监督局批准的《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
4.4.3 会计档案应符合财政部下发的《会计档案管理办法》中的有关要求。
4.4.4 其他门类档案参照国家和地方相关标准。
4.4.5 合并、撤销机构档案按以上标准执行。
4.5 综合档案接收流程
整个接收的流程由档案馆指导接收部负责完成。
4.5.1 制定档案接收计划:根据上一年度接收情况,制定下一年度的接收计划。
4.5.2 下达档案接收通知:起草档案接收通知,以开发区档案局和开发区档案馆联合发文的形式,经馆党政办公室审核并下发档案接收通知。
4.5.3 档案预验收:对需要移交进馆的档案进行预验收,验收时,检查案卷质量是否合乎要求,对不符合要求的档案提出整改意见,直至检查合格后,方能进行正式验收。
4.5.3.1 对于文书档案,预验收包括以下内容:文件归属年度是否准确,保管期限划分是否准确,是否缺少件数,卷内文件材料排放是否有序,正文有无底稿,有无领导签字;卷内是否残留金属物;装订是否有掉页、倒页、压文件字迹等妨碍阅读情况;卷内文件材料有无破损、虫蛀、霉变、字迹褪变或衍渗情况,卷盒的填写是否规范,整齐,盒内是否有备考表,备考表填写是否完整等。
4.5.3.2 其他门类和载体的档案也要按相关标准进行预验收。
4.5.4 档案验收:对档案进行正式验收,清点核对档案实体数量,并做好《档案验收清点记录》。
4.5.5 接收档案实体:接收档案实体,办理接收手续。
4.5.6 办理档案交接手续:交接双方在《天津开发区档案馆档案交接文据》上盖章、签字,档案交接文据上要具体写明档案所属年度、档案种类、数量等;同时接收档案目录、编研材料等。
4.5.7 对于不按时交档案的全宗单位,下发催缴单,责其限期交档,如还不交档案,上报档案行政管理部门,进行执法检查。
4.6 全宗卷管理
将档案交接文据、全宗介绍、大事记、组织沿革、档案目录等组成全宗卷,装入全宗卷盒,依次编目,并放到目录室保存。
5 附件
5.1 《天津开发区档案馆档案交接文据》[下载]
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